Hasta hace prácticamente dos días, el conocimiento se transmitía a través de las personas de nuestro entorno a través de historias. De hecho todavía en muchos lugares, la tradición oral es la principal fuente de saber.
Por fortuna para nuestra civilización, desde hace unos 6.000 años, contamos con la escritura para plasmar nuestro conocimiento y dejar así el legado de nuestro saber para las generaciones futuras. No hace falta que te diga el inmenso valor que tiene un documento. De hecho, muchos documentos tienen gran valor cultural y va mucho más allá de lo que está escrito en él. Estos documentos conformar el Patrimonio Documental.
Muchos documentos importantes son guardados, o mejor dicho, custodiados en los archivos para permitir su conservación. Como digo, ya no es sólo lo que está escrito en ellos sino el hito que representan. Una declaración de independencia, la correspondencia de un virrey con la corte española del siglo XV, un tratado de paz.
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En África, cuando muere un anciano desaparece con él una biblioteca.
Amadou Hampaté Bâ. Delegado de la UNESCO en Malí.
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¿Cómo lo define la LPHE?
Como no podía ser de otra forma, el Patrimonio Documental está definido y recogido en la Ley de Patrimonio Histórico Español de 1985 y lo define del siguiente modo:
Conforman el Patrimonio Documental todos los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las personas privadas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios.
Como sabes, nos gusta darle una vuelta a las definiciones oficiales para tratar de hacerlas más….sencillas. ¿Qué quiere decir esta parrafada? Pues que el Patrimonio Documental es aquel que tenga algún tipo de relación con organismos públicos. Aunque esto tampoco es del todo cierto.
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La misma ley otorga excepciones a esta definición y considera Patrimonio Documental a documentos de más de 40 años que hayan sido generados por asociaciones de tipo político, sindical o religioso, y por asociaciones culturales y educativas de tipo privado.
Por otro lado, los documentos privados de más de 100 años son considerados también como patrimonio y así son tratados. Además, la administración se reserva el derecho a declarar un documento como Patrimonio atendiendo a la potencial importancia cultural que éste pueda tener, sea de carácter público o privado.
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Qué trato se le otorga al Patrimonio Documental.
Como ya te comenté en el artículo sobre Bienes de titularidad privada, los documentos que pertenecen a personas o entidades privadas y son considerados Patrimonio, deben ser conservados y los dueños están obligados a protegerlos.
Además, tanto el Patrimonio Documental público como el privado, debe estar accesible al público para visitarlo. Aunque esto tiene ciertas salvedades. Aquellos documentos que formen parte del secreto de Estado, que sean de carácter privado o sean consideraos secretos (político, científico o de cualquier índole) están protegidos de ser expuestos y visitados.
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Un Patrimonio con posible fecha de caducidad
Otra particularidad de este tipo de Patrimonio es que, a diferencia del resto de Patrimonios, puede ser destruido en cierto momento. Sí, sí. El Patrimonio Documental está expuesto “al expurgo” o lo que es lo mismo, a su destrucción.
Esto tiene una explicación lógica, y es la inmensa cantidad de documentación que la administración pública genera continuamente desde hace cientos de años. Si no se revisara y destruyera parte de esta documentación, no tendríamos espacios para guardar tantos documentos. Y qué decir tiene que hay documentos que pueden ser destruidos sin que se ponga en peligro la cultura o el futuro de la nación.
Para favorecer la gestión del Patrimonio Documental, en Estados Unidos se ideó un sistema para dividir la vida de un documento oficial que se ha generalizado:
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- Fase de nacimiento de un documento: es cuando el documento entra a formar parte del archivo de la oficina administrativa donde se ha creado. En este estado de “vigilia” permanece durante unos 5 años.
- Fase de mantenimiento y uso: el documento se mantiene entre 15 y 30 años por su posible utilidad por parte de la administración pública pertinente.
- Fase de valoración: una vez transcurrido este tiempo, se procede a valorar si el documento es digno de ser conservado o puede ser destruido. Ello depende de su importancia administrativa, legal e histórica. Si se decide conservarlo, pasa al denominado “Archivo Histórico”. Si por el contrario se decide destruir, pasa al expurgo.
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El patrimonio documental es muy peculiar. Es muy denso y extenso. A parte de la ingente cantidad de documentación que se genera por parte de las administraciones públicas y privadas, es un tipo de bien que se revisa para ser destruido por razones de espacio sobre todo. Algo que no sucede con ningún otro tipo de Patrimonio. No obstante, es un Patrimonio muy característico por la cantidad de curiosidades y anécdotas que desvelan de la Historia.
